los procesos de ordenación son 3

clasificación

ordenación

descripción

las palabras clasificar y ordenar has la utilizamos en las cosas cotidiana también  porte de archivo daría el mismo proceso

organización,organizar = organizar reformar

clasificación                                  clasificar

clasificar                                        ordenar

ordenación                                    ordenar

coordinación                                  clasificar

clasificar y ordenar-organización una parte de conservación de documentos otra parte inventariar y catalogar

 HASTA DONDE LLEGA LA CLASIFICACIÓN 

agrupación documental grande FONDO y las series pequeñas SERIES documentales con los tipos documentales que la conforman no determina la organización de los documentos es la  cual da el nombre  a cada unidad función y serie

DONDE COMIENZA LA ORDENACIÓN 

al terminare la clasificación de los documentos se iniciara el proceso de ordenar, hay empresas que iniciaría el proceso de ordenar no seria igual clasificación de los documentos grupales y la ordenaron las unidades documentalista. el proceso de ordenación da a ver que documentos van primero y il cuales van después gracias a ellos se puede decir que ayuda a una ágil documentación precisa, sencilla, rápida y ágil

 en el proceso de ordencion son. precisamente los manuales de procedimiento lo que guían o restablece el orden delos documentos lo cual expedientes bien ornados reflejan el cumplimiento de los procesos establecidos en los manuales de procedimiento el estado mediante la legislación  establece  procedimientos de imperiosa obligatoriedad en cada sector de la administración publica que le permite controlar manejos presupuestares, jurídicos, disciplinarios legales, fiscales, et. que las instituciones cumplen a través de sus funciones

cuando no se han elaborado. do manuales de procedimiento no quiere decir que todo se ha un caso, es por que en  algunos ya tiene su manejo de documentación para su ordenacion ya echo ejerciendo estas  formas en los manuales para que se complementaran y poder organizar su utilización y consulta si bien los documentos ah sido creados respondiendo a un orden previamente acordado. dicho orden se ha perdido en las propias unidades administrativas por que no han contado con normas que regulen los procesos ( manuales de procedimiento ) algunas unidades reciben los documentos así como el archivo central sin estar identificados y sin inventarios los cuales irían a FONDOS  ACUMULADOS y bajo rigurosos métodos que permitan el levantamiento o reconstrucción de los procesos que conduzcan a la elaboración de la tabla de valoración documental. para la organización de estos fondos es necesario en primer lugar reconstruir las estructuras orgánico funcionales la legislación y la ordinativa que insidieron en la producción documental (evolución de la institucional) en sus segundo lugar como no se tuvieron encenta manuales de procedimientos ni flujo gramas tal sentido como se hicieron las casas indica el orden que se debe dar a los documentos al organizar un fondo documental

SISTEMA DE ORDENACIÓN 

Teniendo en cuenta que  la ordenacion debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anterior mente, para efectuar tales propósitos en los archivos se utilizan varios sistema de ordenacion que materializan la idea de secuencia numéricas (simples y cronológicos) alfabéticos (onomásticos, tópicos, temáticos) y los mistos o alfanuméricos, sin embargo es importante advertir el sistema de ordenacion se subordina alas características de cada serie

ALFANUMÉRICOS: si bien estos sistemas de ordenacion son faciles de comprender, su aplicacion no a sido de todo adecuado. algunos lo an utilizado en fondos grandes y  no a series documentales. es incorrecto ordenanr cronologicamente todos los documentos de un archivo o todos los documentos de una misma unidad administrativa pues se corre riesgo de perder no solo toda la clasificacion si no ademas las secuencia del tramite original

SISTEMA DE ORDENACION NUMERICOS 

ORDINAL :este sistema de ordenacion -quisas es mas facil de realizar consiste en dispoer los documentps en forma consecutiva progresivamente, odebeciendo ala numeracion que los identifica, por ejemplo las cunetas internas de los usuarios de los servicios publicos

ENERGIA                                                                            ACUEDUCTO 

• cuenta interna n°0464304-4                                    cuenta interna n°00927824
• cuenta interna n| 0464305-4                                    cuenta interna n°00927825
• cuenta interna n° 0464306-4                                    cuenta interna n°00927826   
• 
  

CRONOLÓGICO 

este sistema de ordenacion consiste en colocar un documento de tras del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día 

• 2002,02,28
• 2002,03,01
• 2002,03,02
• 2002,03,03

   la cual la cronológica sirve para ordenar expedientes

SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS consiste en la ordenación de los documentos por las letras alfabetos(AZ) y puede ser

ONOMÁSTICO la ordenación alfabeta- onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo las historia laborales, historias clínicas, expedientes, académicos, ideal para archivos de gestión pequeños en que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta en este sistema se debe tener el siguiente orden primer apellido, segundo apellido y el nombre..

• Acosta Lopez Andres 
• Cascante Perez Jose 
• Chaparro Mery Maria 
• Hector Varia Arango Pedro 
• Lopez Gomez Javier
• Martines Jose
• Villamizar Rojas Manuel 

TOPONIMICOS O ALFABÉTICOS GEOGRÁFICOS 

se ordena la cerie documental alfabéticamente por nombres de lugares, este tipo de ordenancista puede vas arce en el paiz, departamento, municipio, localidad, barrio etc siempre teniendo en cuenta el criterio que mas se ajuste a la documentación y alas necesidades administrativas por ejemplo se ordenara por nombre de los departamentos las unidades conservatorio que contiene los expedientes de la serie asistencia tecnica que prest el misterio del interior y de justicia alas gobernaciones

 

TEMÁTICO 

se ordenaran las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido por ejemplo ..

• estadística
• informe
• informes a organismo de control:
• informes de gestión:
• informes estadísticos:
• orden de pago:  

SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTO 

ALFANUMÉRICOS 

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico en ese sistema de ordenacion, los datos  que se cruzan no sera separables siempre estarán asociados. por ejemplo los contratos de prestación de servicio cuya ordenacion se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista así: 

• 2000 Martines Duran Jorge
• 2001 Monroy Lopez Susana
• 2001 Torres Godoy Guerrillero 

también se pueden ordenar de forma mista (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre) se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tiene que ver con expedientes de personas en entidades con un numero elevado de empleados o entidades que prestan servicio a numero elevados de usuarios como historias clínicas y expedientes académicos de alumnos 

• 12 42 33 45 AL VARADO PEREZ Norberto 
• 24 57 67  12 Gomez Lopez Juan 
• 24 34 56 78 Acosta Rojas Susana 
• 41 23 40 98 Lara Roa Flor alba 

este sistema se puede utilizar en la ordenacion de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabético que identifican a la oficina productora seguido de los dígitos de series y su series por ejemplo: en la oficina de la secretaria general 

  

• 36-01 actas
• 56-01-01 actas consejo directivos
• 56-02 acuerdos 
• 56-04 informes 

de esta manera se evidencia la ordenacion por oficina como la propia serie, permitiendo ubicar físicamente por procedencia y por series documentales 

ORDINAL CRONOLÓGICO 

aplica este sistema de ordenacion también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples  y a la vez cronológicas ( resoluciones, acuerdos y decretos ) las cuales se controlan en primer lugar por el numero de la unidad documental y después por el cronológico así

• 0001, 2002,01,31
• 0002,2002,01,31
• 0003,2002,02,02
• 0004,2002,03,04 

LA SERIE DOCUMENTAL 

el documento de archivo nace como  producto del desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por personas naturales o jurídicas la serie documental están integradas por documentos resultado de la repetitiva de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formadas por el mismo tipo documental ( unidades documentales ) que también responde a unos asuntos similares generando como resultado una información seriada
por ejemplo la oficina de tesorería tendrá como series propias del desarrollo de sus funciones

• ordenes de pago 
• boletines diarios de caja y bancos 
• cuentas corrientes
• libros tesorería 
• declaración tributarias 

existen dos clases de series las formadas por unidades documentales simples (  ordenanzas, decretos, resoluciones etc..)  y  las formadas por unidades documentales es complejas ( procesos judiciales, licencia de construcción, licencia ambientales,contratos de obra, etc..) 

SERIES CON UNIDADES DOCUMENTALES SIMPLES 

es independiente de las otras unidades simples en cuanto a contenido comparten rasgos estructurales o formales. las series  documentales simple siempre se colocaran uno después de otro pero no tiene relación uno con el otro su ordenacion permite controlar su producción son series documentales por ejemplo, decretos, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, actas administrativas o reglamentarias 

PASOS  METODOLÓGICOS PARA SU ORDENACIÓN 

• Análisis de las características formales de las unidades documentales para comprobar su pertenencia a la serie documental 
• aplicación para el sistema de ordenacion acordado
• almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación 
• defoliación de las documentos en cada unidad de conservación 
• identificación de cada una de las unidades de conservatorio 
• ejemplo

SERIES CON UNIDADES DOCUMENTALES COMPLEJAS 
son series formados con unidades documentales complejas común mentalmente llamadas expedientes están por varios tipos documentales y son de un mismo tramite cada uno son diferentes de su misma serie y se almacenan en carpetas separas cuando son de gran volumen se deben dividir ubican dolos en diferentes unidades de conservación
PASOS METODOLÓGICOS PARA SU ORDENACIÓN 

• Análisis de su contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al tramite o procesos ya sea administrativo o técnico
• verificar que cada unidad documento completo o expediente refleje el orden original del tramite 
• seleccion del sistema de ordenacion de acuerdo con la caracteristicas de la serie
• aplicacion del sistema de ordenacion de la serie
• almacenamiento de cada expediente en la adecuad unidad de conservación de acuerdo con el sistema de ordenacion seleccionado
• almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación 
• defoliación de todos y cada uno de los documentos que conforman los expedientes
• 
  

 
IDENTIFICACION DE LAS DIFERENTES UNIDADES DE CONSERVACION 
son ejemplo de unidades documentales complejas los contratos ordenes de pago las historias laborales las historias clínicas las investigaciones disciplinarias los procesos jurídicos contravenciones licencias de transito

SUBSERIES DOCUMENTALES
en el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan y determinan en forma separa del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto la ordenacion de la subiese no difiere de la ordenacion de las series si
 guíen los mismos lineamientos establecidos para la ordenacion de la serie el conjunto de documentos generados o producidos por una unidad administrativa forman las series y subseries documentales cuales a su vez están integrados por tipos documentales

UNIDAD DOCUMENTAL TIPO DOCUMENTAL 
la unidad documental archivista es el elemento fundamental de una serie documental la cual pude ser simple o compleja la simple constituida por el mismo tipo documental la compleja es el expediente responde a una serie secuencial dentro del tramite respectivo por ejemplo en un informe en su contenido se registran en primer lugar

• razón social
• dependencia que lo origina 
• titulo
• fecha
• autor o reponsable
• texto
• firma
• los tipos documentales básicos son los que conforman son los expedientes y con los manuales de procedimiento para establecer los tramites en los procesos determinadas en las historias laborales son seguimiento se vincula hasta que se desvincula se debe siempre tener en cuenta lo que se produce en cada oficina que se hallan producido o que ya han sido producidos al fin de lograr una correcta ordenacion las series documentales 

EL EXPEDIENTE
el expediente comparte una nocion funcional y probatoria de fe y debe ser conservado en su integridad los cuales estan unidos por causa efecto y se organizan repetando el orden original en el desarrollo de gran parte de los demas generan expedientes que como se menciono constituyen las unidades documentales complejas entre dichos expedientes podemos mencionar

• historia laboral
• historia clinica
• investigación disciplinaria
• derecho de petición programa de capacitación 
• plan anual de caja

ORDENACIÓN DEL EXPEDIENTE
el expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que sea a dado durante tramite primer lugar el origen se han una solicitud o tramite de oficio segundo se añaden documentos según orden y uso tercero finalizar el tramite
para las unidades documentales complejas la ordenacion cronológica se debe hacer de acuerdo con las fecha extra  mas

• año 
• mes
• dia

en primer lugar la fecha del docunmento que ledio inicio al tramite y debe corresponder a la mas antigua dentro del tramite administrativo y la fechadel ultimo documento es decir aquel con el que condujo dicho tradran en cuenta  no nos referimos aqui y no se tendran en cuenta anexos o soportes que van unidos a los documentos principales estos generalmente sirven como antecedentes o testimonios como las pruebaas las notificaciones normas etc y con frecuencia forman parte integral del expediente con fechas anteriores a los  documentos sustativos
ejemplo

FECHA INICIAL                                                                FECHA FINAL
1999,05,03                                                                          2000,01,10
2000,09,23                                                                           2001,02,14
2001,01,02                                                                            2001,12,31


LA FOLIACION 
la cual consiste en dar un numero consecutiva 1 a todos los folios escritos de cada conservación dicho procedimiento debe hacerse solo cuando las unidades de conservación que integran una serie documental sean simples o complejas  están perfectamente ordenadas antes de foliar se deben tener perfectamente  ordenadas se debe también hacer una depuración del documento
los documentos en la   unidad de conservación se deben colocar cronológicamente
de manera que el primer documento verifique la primera fecha  mas antigua y el  ultimo la mas reciente sebe tener cuidado de no repetir números en ese caso  se debe colocar un (/) y quedara como valida la ultima realizada .
cuando los expedientes tienen a nexos unidos a los documentos principales deben numerarse consecutivamente respecto de los demas documento que lo integran cuando lo registran anoxos tales como

• planos
• mapas
• fotografías
• impresos(periódico,fotogramas)
• estos deberán foliare en el orden consecutivo separa se de  la unidad de conservación donde procede dejando un testigo en la unidad de origen de referencia cruzada donde debe constar fondo,sección ,insurreccionare documental unidad de conservación folio al que corresponde con accesos de recuperación y acceso el mismo testigo y referencia cruzada debe dejarse donde se ubique el soporte anotado cuando existen anexos en soportes diferentes al papel como discos cintas de audio y de vídeo negativos de fotografías acetatos corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicación del destino la defoliación es la parte indispensable de los procesos de organización archivista pues da fe la producción de los productores 
• es también constituida del inventario único documental
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